2019年3月11日,新加坡个人数据保护委员会(PDPC)发行了一套 分层产权计划管理公司咨询指南 (科技部),是在与新加坡建筑管理局协商后开发的。

该指南为MCST遵守新加坡《个人数据保护法》(PDPA),其中一些关键方面如下:

  • 由于MCST包括新加坡住宅或商业建筑物的分层产权计划中所有地段的子公司,因此它是PDPA中定义的“组织”。
  • MCST必须遵守其他法律,例如《建筑物维护和分层管理法》(BMSMA)及其附属立法,包括《 2005年建筑物维护(基础管理)条例》(BMSMR)以及《土地业权(策略)法案》。例如,根据这些法律,可能要求他们收集和使用某些个人数据,例如子公司所有者和抵押权人的姓名,或者用于准备和维护分层记录。
  • PDPA不会影响其他法律,如果它们之间有任何不一致之处,则以其他法律为准。因此,在未经其他法律同意的情况下,要求或授权MCST收集,使用或披露个人数据的情况下,无需PDPA的同意即可这样做。
  • 如果MCST任命管理代理人代表他们执行其职责或职能,则可以将此类管理代理人视为PDPA下的数据中介。 MCST保留遵守PDPA的主要责任,并且他们必须进行适当的尽职调查以确保管理人员能够遵守PDPA。他们还可以与此类代理签订适当的数据处理协议。

该准则还阐明了PDPA适用于MCST进行的涉及个人数据的某些常见活动,具体如下:

  • 选民名单 –根据BMSMA的要求,MCST必须在遗产公告板上显示有权投票的人的名单和这些人所拥有地段的地址。 PDPA不需要为此目的同意,但如果MCST希望显示其他个人数据,则需要同意。优良作法是,选民名单应仅在合理的时间内显示。
  • 会议记录 – MCST理事会或执行委员会必须根据BMSMA保留会议记录。其中可能包括出席会议的房地产居民或受邀者的个人数据,会议记录可能会在房地产的公告板上显示不少于14天。但是,按照惯例,MCST应该仅在合理的时间内显示此类分钟。此外,他们还应通知所有子公司和业主,他们的个人数据将根据BMSMA在会议纪要中使用,这可以通过政策或股东大会通知来完成。
  • 访问和更正请求 – PDPA要求MCST遵守个人的访问和更正请求,包括访问其CCTV素材。作为一种良好做法,MCST可以要求申请人对所请求的个人数据的类型和收集时间进行更具体的确定,以确定是否有例外情况适用于PDPA的第五或第六附表。
  • 财产安全 –为了安全起见,MCST可能会收集访客的个人数据,例如其姓名,车辆编号,联系信息和所访问的单位编号。他们还可以捕获此类建筑物访客的闭路电视录像。 MCST仅应收集出于安全目的所需的个人数据,并应在收集任何国家身份信息(例如NRIC号码)时评估是否有必要高度忠实地识别访客身份。
  • 子公司 –在门禁卡申请中,MCST可能会要求持有此类门禁卡的个人的详细联系方式。为此,必须获得这些人的同意(包括视为同意)。
  • 社会活动的照片和录像 – MCST在组织居民的社交活动时,必须在拍摄和使用其照片和/或录像之前通知参与者并征得其同意。

最后,该准则提醒MCST,它们必须遵守PDPA中的保护和保留限制义务。具体来说,MCST应该做出合理的安全安排以保护其拥有或控制的个人数据,以防止未经授权的访问和类似的风险,并且还必须制定保留策略,以在不再有任何法律或业务的情况下不保留其个人数据这样做的目的。

 

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